Zarządzanie kadrami cz.2

Role współczesnych służb personalnych (dział kadr, komórki personalne) wg wybranych autorów

Autor	Role służb personalnych (menadżerów i specjalistów)
Armstrong (2005)	1.       Partnera w biznesie, 2. Stratega, 3. Interwencjonisty innowatora, 4. Wewnętrznego konsultanta, 5. Monitorującego
Pocztowski (2003)	1.       Partnera strategicznego, 2. Eksperta administracyjnego, 3. Integratora procesów, 4. Wewnętrznego doradcy, 5. Agenta zmiany, 6. Eksperta globalizacji
Oleksyn (2008)	1.       Agenta zmian, 2. Doradcze, 3. Koordynacyjne, 4. Szkoleniowe, 5. Obsługowe, 6. Audytora
Caldwell (2001)	1.       Mistrza zmian, 2. Adaptatora zmian, 3. Konsultanta zmian, 4. Twórcy efektu synergii zmian

Rola pracowników jest ściśle związana ze specyfika firmy. Jakieś 10, 20 lat temu funkcja personalna polegała głownie na administrowaniu, trzymaniu pracownika w ryzach, pilnowaniu porządku i przepisów, wysyłano pracowników na obligatoryjne szkolenia ( p. poż., bhp). Dzisiaj te funkcje się zmieniły. Administrowanie jest jedną z wielu  ról. Niestety 60 - 80 % działów personalnych nadal prowadzi głownie funkcję administracyjną a takie działy powinny być likwidowane gdyż outsourcing jest tańszy.

Outsourcing – wydzielanie pewnych zadań i służb na zewnątrz firmy bądź też korzystanie z usług firm zewnętrznej. Jest to często tańsza forma rozwiązywania problemów niż utrzymywanie pracowników na stałe.

Jakie prace HR (Human Resources) zleca się innym firmom?

v  Szkolenia – zawodowe, osobiste, obligatoryjne

v  Ewidencja pracowników

v  Księgowość

v  Naliczanie płac

v  Rekrutacja personelu

Kompetentny dział personalny musi odchodzić od funkcji administracyjnej. Nie oznacza to, że ma porzucać tą funkcję, ale musi się zastanowić, który z procesów  można wykonywać szybciej i taniej (np. programy komputerowe), musi zadbać o rachunek kosztów.

Najważniejszą rolą jest rola stratega (partnera biznesowego, partnera strategicznego). Ta rola staje się wiodąca i decyduje o randze funkcji personalnej. Ranga rośnie ale nie wszędzie. Im bardziej HR rozumie strategię firmy tym lepsze rozwiązania kadrowe proponuje. Ta strategia zarządzania ludźmi misi być tak opracowana by była spójna z innymi strategiami (np. produkcyjna, sprzedaży, marketingowa).

Kolejna rola, którą powinny współczesne komórki personalne podjąć to rola agenta zmiany. Podejmując tą rolę oczekuje się, że HR będzie brał udział w działaniach, które mają za zadanie udoskonalenie organizacji i wprowadzenie nowych procedur ulepszających. Szczególnego znaczenia nabiera kreatywność i skuteczność struktury organizacyjnej firmy. Oczekuje się od pracowników HR, że ci specjaliści personalni zadbają o to, żeby zmniejszyć naturalny opór pracowników. Opór występuje wtedy, gdy pracownikom towarzyszą obawy związane z posadą. Dział personalny może je redukować przy pomocy dobrej komunikacji.

Zarząd firmy uznaje za potrzebne tylko te działy, które wspomagają realizację strategii firmy. Pozycja innego działu nie będzie za wysoka, jak było do niedawna  z działem kadr.

Rola stymulującego zarządzania polega na tym, że pracownicy sami dążą do poprawy jakości pracy gdyż związane to jest z korzyściami, gratyfikacjami. Rośnie poziom kompetencji i umiejętności pracujących, czy pracownicy posiadają wszystkie kompetencje wymagane do danego stanowiska na chwilę obecną. W razie gdy firma otwiera nowy dział firmie to HR musi błyskawicznie podjąć odpowiednie działania.

Świadomość, ze pracownicy są kluczowym zasobem przedsiębiorstwa przenika do większości  firm, jednak dzisiejsza rzeczywistość wymusza redukcje kosztów i oszczędności (np. w szkoleniach i wynagrodzeniach). Zlecanie usług HR na zewnątrz pozwala firmie zmienić niesolidnego fachowca na lepszego. Relacje z zewnętrznymi partnerami odbywają się na zasadzie transakcji, wtedy gdy własny HR wykonuje głownie funkcję administracyjną.

Przyszłość służb personalnych- czy przetrwają ?

W dużych przedsiębiorstwach coraz częściej zatrudnia się również np. psychologa, prawnika, lekarza. Naukowcy twierdzą, że przetrwają te komórki strategiczne, które są związane z utrzymaniem właściwej atmosfery w miejscu pracy. Pozostanie 1 lub 2 osoby, które będą zajmować się kadrowymi sprawami gdyż potrzebne są by monitorować i sprzyjać strategii firmy.

Błędem polskich HR- wców było ślepe zapatrzenie się na Zachód, bezkrytyczne rozwiązania np. z Francji  nie zadziałały w Polsce.

Zewnętrznym konsultantom trudno jest szybko opanować specyfikę firmy. Naukowcy również ostrzegają, że jeśli wszystko odda się w ręce doradców a wewnątrz organizacji nie będzie chociaż 1 osoby z kadr, to w takim razie będzie można stracić uzyskaną wcześniej wiedzę nawet na rzecz konkurencji. Wszelkie profesjonalne komórki powinny istnieć w przedsiębiorstwie by w razie potrzeby rozwiązywać problemy mogące pojawić się w przyszłości. HR powinien walczyć z obawą i strachem ponieważ dąży się go większym zaufaniem niż firmy z zewnątrz. Komórki personalne uznają się odpowiedzialne za stosunki międzyludzkie panujące w organizacji.

Przykładowe zestawienia niektórych działań personalnych

Działania administracyjne	Działania strategiczne
Prowadzenie systemu wynagrodzeń	Prowadzenie zewnętrznej analizy rynku pracy, z której wnioski są uwzględniane przy planowaniu polityki personalnej firmy
Wystawianie zaświadczeń na prośbę pracowników	Przeprowadzenie badania opinii i nastawień pracowników w celu określenia sposobów wzmocnienia realizacji strategii firmy
Prowadzenie listy obecności, naliczanie urlopów	Stworzenie modelu kompetencyjnego firmy
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej	Rozbudowanie opisów stanowisk o pożądane  komp    kompetencje w oparciu o model konkurencyjny
Sporządzanie rożnego rodzaju zestawień na potrzeby innych działów i instytucji zewnętrznych	Diagnozowanie stopnia rozwoju pożądanych kompetencji pracowników
Aktualizacja badan lekarskich	Opracowanie środku rozwoju kompetencji dla pracowników
Sporządzanie umów np. o pracę	Opracowanie całorocznego programu szkoleń dla pracowników
Sporządzanie świadectw pracy oraz dokonywanie innych formalności związanych ze zwalnianiem pracowników	Dostosowanie systemu motywacyjnego do nagradzania pożądanych zachowań pracowników
Organizacja szkoleń obowiązkowych np. z zakresu BHP	Zatrudnienie osób o pożądanym stopniu rozwoju określonych kompetencji